A vállalati vezető funkció információtechnológia (IT) a tavalyi év vége óta változásokon megy keresztül. Christian Hense vezető alelnök elmagyarázza, mi változik, miért illik ez a lépés a Freudenberg DNS-ébe, és mit jelent ez konkrétan.
Christian, az IT 2025 végén módosította szervezeti felépítését. Miért volt szükség erre a lépésre?
Az informatikával szembeni elvárások jelentősen megváltoztak. A stabil rendszerek továbbra is fontosak, de ma már nem elegendőek önmagukban. Az olyan témák, mint a digitalizáció, a mesterséges intelligencia és a növekvő komplexitás olyan IT-szervezetet követelnek meg, amely hozzájárul az értékteremtéshez és aktívan alakítja azt. Mi pontosan erre összpontosítunk.
Vállalatunk történelmére vetett pillantás azt is mutatja, hogy a változás soha nem volt kivétel, hanem a norma. A jövő életképességét nem a megállással, hanem a célzott továbbfejlesztéssel érhetjük el. Ha nem fogadnánk el ezt a változást, az ellentmondana a Freudenberg DNS-ének és személyes önképemnek is.
Mit jelent az átszervezés konkrétan?
Az informatikát sokáig elsősorban reaktív szolgáltatóként fogták fel – kevés lehetőség volt arra, hogy a különböző üzleti egységekkel együtt értékteremtő megoldásokat dolgozzanak ki. Ez a modell mindaddig működött, amíg a piaci követelmények stabilak és a változások kezelhetőek voltak.
Ma a környezetünk alapvetően más: gyorsabb, összetettebb és dinamikusabb. Ugyanakkor a saját munkamódszerünkkel kapcsolatban is egyértelmű kihívásokkal szembesültünk – a túl sok párhuzamos témától és a korlátozott prioritásrendszertől kezdve az átláthatóság hiányán, a tisztázatlan felelősségi körökön át az együttműködésig, amely még nem éri el teljes potenciálját.
Szervezeti struktúránk továbbfejlesztésével fontos alapot teremtettünk mindezek megváltoztatásához. De egy új struktúra önmagában nem elég. A következő fontos lépés a munkamódszereink és folyamataink célirányos továbbfejlesztése.
Milyen irányba kellene fejlődnie a munkamódszernek – és hogyan mozgatja az informatika ezt a változást?
Rugalmasabbá akarunk válni. E cél elérése érdekében strukturált megközelítést követünk: hat iterációban dolgozunk a legfontosabb cselekvési területeken, lépésről lépésre haladva, és rendszeresen felülvizsgálva, hogy mi az, ami működik, és hol kell még élesítenünk. Most értünk el a harmadik iterációhoz. Kezdetben a fő cél a közös megegyezés kialakítása volt: Hol tartunk, és milyen konkrét kihívásokkal akarunk foglalkozni? Erre építve határoztuk meg a központi iránymutatásokat: az agilis átalakítással kapcsolatos célkitűzéseinket, a legfontosabb cselekvési területeket és a kezdeti mérhető kritériumokat, hogy átláthatóvá tegyük az előrehaladást és a hatást.
A hangsúly most e megközelítések szisztematikus megvalósítására, a csapatokban való rögzítésükre és folyamatos továbbfejlesztésükre helyeződik. A tanulás, a visszajelzés és az alkalmazkodás szerves részét képezi a megközelítésünknek.
Ez egy folyamatos tanulási és fejlesztési folyamatot hoz létre, amelynek révén fenntarthatóan javítjuk munkamódszereinket és megoldjuk a feltárt kihívásokat.
Az imént leírt agilitás mellett a jövő másik kulcsfontosságú tényezőjeként említette a prioritások meghatározását. Mit ért ez alatt konkrétan?
Jelenleg követelmények sokaságával szembesülünk – gyakran egyértelmű rangsorolás nélkül. Ez komoly kihívások elé állít bennünket. Ezért kulcsfontosságú lesz számunkra, mint szervezet számára, hogy következetesebben kiszűrjük, mi az, ami valóban előrevisz minket. Ennek az értékelésnek már a vezető központokban meg kell történnie, és a részlegeknek és a folyamatszakértőknek validálniuk kell.
Ami számomra fontos, az a számszerűsíthető üzleti érték: hatékonyabbá válhatunk, költséget takaríthatunk meg vagy növelhetjük az eladásokat a követelmény megvalósításával? Az is fontos, hogy a projekt befejezése után felülvizsgáljuk ezeket a feltételezéseket. Szervezetként csak így tudhatjuk meg, hogy milyen kérdéseket kell feltennünk, és hogy hosszú távon mely projekteket érdemes megvalósítani.
A világos prioritások meghatározása nagyobb motivációt jelent alkalmazottaink számára is. Mert amikor tudom, hogy a munkámnak pozitív hatása van, mélyebb értelmet nyer, és teljesen másképp dolgozom a projektjeimen.
Egy másik szempont, amely szorosan kapcsolódik a rangsoroláshoz, a beérkező kérelmek minősége. Sajnos ezek gyakran nem elég világosan vannak megfogalmazva ahhoz, hogy közvetlenül feldolgozhatók legyenek. Ez lekérdezésekhez vezet, sok időbe kerül, és olyan kapacitásokat köt le, amelyekre valójában a megvalósításhoz lenne szükségünk. Ezért az Operational Excellence osztállyal együtt célzottan foglalkozunk a kérdéssel, és már most megfelelő folyamatokat dolgozunk ki.
Milyen szerepet játszik a mesterséges intelligencia (AI) az IT átalakulásában?
Nagy lehetőséget látok ebben – nemcsak a hatékonyabb IT-folyamatok tekintetében, hanem mindenekelőtt az átalakulás és az értékteremtés valódi mozgatórugójaként az üzleti területeinken. Informatikai részlegünk számos olyan kompetenciával rendelkezik, amelyek szükségesek a sikeres AI-kezdeményezésekhez. És hálás vagyok egy rendkívül motivált csapatért, amely készen áll arra, hogy új utakat járjon be.
Jelenleg például egy mesterséges intelligencia munkacsoportot hozunk létre, amely segít az automatizálás fejlesztésében és bevezetésében az informatikán belül – azzal a céllal, hogy ezek a készségek a lehető leggyorsabban elérhetővé váljanak az egész szervezet számára.
Ez izgalmasan hangzik. Hogyan tájékozódhatnak az érdeklődők arról, hogy mi történik jelenleg az informatikai szervezetben, és milyen újítások vannak?
Fontos kérdést vetettél fel. Az informatika már ma is sokat tesz – csak nem beszélünk róla eleget. Ezért tudatosan megyünk egy lépéssel tovább: a jövőben még proaktívabban szeretnénk láthatóvá tenni, hogy min dolgozunk, milyen előrelépéseket teszünk, és milyen hozzáadott értéket nyújt az IT már most is az FST számára. Ezért nagyobb átláthatóságot és több lehetőséget teremtünk a párbeszédre – és ehhez a témától és a kontextustól függően különböző formátumokat és csatornákat használunk:
Viva Engage a nyílt párbeszédért, a projektekbe való betekintésért, a hozzáadott értékért és az átalakulásunk előrehaladásáért – valamint azért, hogy láthatóvá tegyük és együtt ünnepeljük a sikereket. Örülök, amikor sok munkatársunk válik a közösség részévé, olvassa a bejegyzéseinket, vitatkozik velünk, és hozzáteszi a saját nézőpontját.
Az agilis átalakulásról szóló SharePoint-oldalunkon minden további információt összegyűjtöttünk és strukturáltunk: a célvíziótól és a cselekvési területektől kezdve az iteratív megközelítésünkön át a gondolkodásmóddal, a munkamódszerekkel és az együttműködéssel kapcsolatos konkrét tartalmakig.
Hírlevelünk (IT Monthly News) a visszajelzési lehetőséggel együtt általános visszajelzésekre, javaslatokra vagy olyan témákra szolgál, amelyeket az alkalmazottak névtelenül szeretnének megosztani az IT-vel.
És végül, de nem utolsósorban, az IT-jegykezelő eszközünket (Omnitracker) konkrét, esettel kapcsolatos visszajelzésekre használjuk – például a jegyek feldolgozásával, a szolgáltatás minőségével vagy az egyes IT-szolgáltatásokkal kapcsolatban.
Ezek a különböző csatornák lehetővé teszik, hogy a helyzettől és az igényektől függően kapcsolatba lépjen velünk: nyílt párbeszéd vagy konkrét ügyek.
Ha tanulni akarunk, akkor ezt a visszajelzést láthatóvá és használhatóvá kell tennünk – a sikertörténetek esetében, de akkor is, ha a dolgok nem mennek tökéletesen. Csak így tudunk egymástól tanulni és együtt fejlődni. Végül is a párbeszéd elengedhetetlen ahhoz, hogy együtt sikeresen alakítsuk ezt az átalakulást. Mindenkit arra kérek, hogy aktívan csatlakozzon hozzánk ezen az úton. Így közösen megteremthetjük egy olyan együttműködés alapját, amely valódi hozzáadott értéket teremt az FST számára.
