« Nous intégrons l’ensemble des sites de Dichtomatik dans l’univers de Freudenberg et les transformons complètement en unités de Freudenberg-Sealing Technologies (FST). » Cette phrase résume le message central d’un article paru au printemps 2020 dans « Sealing Word ». À l’époque, Landskrona, en Suède, avait été le premier des sites de Dichtomatik à avoir, dans le cadre du projet global d’intégration des activités, été migré dans le système SAP de FST et fusionné avec la société nationale respective de FST. Depuis, d’autres anciens sites de Dichtomatik ont suivi la même procédure. L’équipe de projet d’Industrial Services tire un bilan intermédiaire positif de ces projets, au planning étroit.
« Industrial Services réunit l’ADN de FST et celui de Dichtomatik : d’un côté le savoir-faire étendu de Freudenberg dans le domaine de l’ingénierie, des matériaux, de la fabrication et des produits, de l’autre les prestations commerciales et de service, la rapidité, la souplesse et la grande disponibilité de Dichtomatik. »
Sebastian Grünschloß | chef de l’équipe de projet
L’équipe de projet SAIL de la division Industrial Services est actuellement formée de :
Grünschloß
Chef d’équipe
La grille fondamentale de toute migration est toujours la même. Nous avons un processus clairement structuré », déclare Daniela Schiebel, de l’équipe de projet SAIL. « En même temps, nous tenons compte des particularités locales », complète son collègue Jonas Kersten. L’équipe est parfaitement armée pour cette mission : en effet, elle allie la connaissance des processus commerciaux spécifiques chez Industrial Services à une grande compétence SAP, combinaison qui a une incidence positive sur la coopération avec CPIM et les Process Owner mondiaux de FST – et donc sur la rapidité dans la succession des projets SAP et la qualité des migrations.
Avant la phase cruciale de trois mois, il est procédé à un « état des lieux » – sur place dans le cas des premiers sites, plus tard à distance seulement en raison de la pandémie. À la deuxième étape du projet, les données existantes sont nettoyées et complétées. Plus simplement, il s’agit de ne pas reprendre dans le système SAP des données inutiles ou parasites, par exemple des données de base erronées ou anciennes relatives aux clients, aux fournisseurs ou aux matériaux. De plus, il faut veiller à ce que toutes les données pertinentes pour SAP soient là – même si elles n’étaient pas nécessaires dans le système utilisé jusqu’ici. « Cette collecte et cette comparaison de données exigent toujours de communiquer beaucoup », explique Daniela Schiebel.
Introduction de SAP
La phase la plus passionnante de la mise en œuvre de SAP commence avec l’enrichissement et le lancement du système de test pour valider les données nettoyées et mises au format SAP. L’équipe de projet procède alors à l’intégration des particularités locales et forme les utilisateurs. Pour la connexion à l’environnement informatique de FST, les choses sérieuses commencent lors du téléchargement des données testées vers le système en direct. Point positif : tous les lancements se sont bien passés jusqu’à présent, sans perturbations pour le service clients ni le flux de matériaux. « Notre équipe a progressé ensemble et la coordination avec nos consultants fonctionne bien, bien que, depuis le début de la pandémie, nous ne pouvions travailler ensemble que virtuellement. Et les sites ont partout très bien joué le jeu », souligne Jonas Kersten.
L’année dernière, deux migrations durent avoir lieu en même temps, ce qui n’est pas chose facile. Parallèlement à la Grande-Bretagne, le premier site transatlantique, au Canada, était au programme. Outre le décalage horaire, le projet dut faire face à un défi supplémentaire, comme l’explique Jonas Kersten : « Les sites d’Amérique du Nord utilisait un autre ancien système que les sites européens. Il nous a fallu nous mettre dans le bain ». Lors de la migration aux É.-U., il fallut même encadrer simultanément trois sites d’ici le mois d’octobre.
Autres particularités : le portefeuille de produits standard et leurs noms et dénominations étaient différents jusqu’ici en Amérique du Nord et en Europe. Il fallut les adapter pour obtenir une nomenclature uniforme, et intégrer certains articles au portefeuille standard mondial – et donc au catalogue électronique et à la plateforme de commande EASY –, avec leurs fiches de données, illustrations etc.
Le portefeuille complet de FST
La migration dans un système SAP uniforme réalisée, les clients de tous les anciens sites de Dichtomatik peuvent consulter et commander les produits en tout confort en ligne. Désormais, un client implanté en Autriche ou en Hongrie a directement accès, via EASY, aux stocks en Allemagne. Les anciennes sociétés locales de Dichtomatik peuvent elles aussi désormais effectuer des livraisons directes si elles ne disposent pas d’un article en stock dans leur propre entrepôt. Elles peuvent assurer la distribution de tous les produits au portefeuille de FST, c’est-à-dire aussi bien de la marque Dichtomatik que de la marque Freudenberg.
Fin 2021, la migration devant être effectuée aux Pays-Bas présentait deux particularités : au contraire des autres anciens sites de Dichtomatik, il y a ici une production (Freudenberg Xpress®). Ces processus doivent eux aussi être reproduits dans le système SAP. De plus, une intégration dans le système SAP dans une société de FST sur place n’était pas possible – puisqu’il n’en existait pas.
Sebastian Grünschloß, chef de l’équipe de projet, résume : « Industrial Services réunit l’ADN de FST et celui de Dichtomatik : d’un côté le savoir-faire étendu de Freudenberg dans le domaine de l’ingénierie, des matériaux, de la fabrication et des produits, de l’autre les prestations commerciales et de service, la rapidité, la souplesse et la grande disponibilité de Dichtomatik. ».
