I dipendenti IT danno attivamente una mano nel magazzino di Bischofsheim per farsi un’idea di come sia la realtà di un magazzino e di cosa sia importante.
Siedono a una scrivania, guardano schermi, usano mouse e tastiera. Questo è il modo in cui immaginiamo il lavoro dei dipendenti IT. Che immaginino di immagazzinare, etichettare, recuperare o imballare prodotti in un magazzino… non rientra in questa immagine. Ma questo è esattamente ciò che ha fatto il team CPIM Logistic Execution (nota: l’abbreviazione CPIM si riferisce al dipartimento IT centrale di Freudenberg Sealing Technologies (FST)). Questa escursione nella pratica di magazzino non è avvenuta in un luogo qualsiasi, ma nel centro di distribuzione FST di Bischofsheim.
L’idea è venuta a Christopher Jäckle. Il team IT che dirige, Logistic Execution, è responsabile in FST di tutti i processi di magazzino che sono mappati nel sistema SAP. Quindi, se ad esempio una consegna in uscita non può essere prenotata in un magazzino FST o se ci sono problemi durante lo scarico, questo finisce come un ticket di errore sulla scrivania del team, o meglio sullo schermo di uno dei nove membri del team in Germania, Italia, India o Stati Uniti.
Come già nel progetto SAIL
Anni fa, quando FST ha integrato tutte le sue sedi in un sistema SAP standardizzato nell’ambito del progetto SAIL, Jäckle era spesso in loco nel suo ruolo di allora. Ha vissuto in prima persona cosa significava implementare nuovi processi e soluzioni IT e risolvere problemi. In questo modo ha imparato quanto sia importante ed efficace per gli specialisti IT lavorare bene insieme ai colleghi che lavorano operativamente nelle sedi e nei magazzini.
“L’ideale sarebbe che il personale IT avesse lavorato almeno per un breve periodo nell’area di cui è responsabile. In questo modo possono vedere e capire i compiti e le sfide affrontate dai dipendenti. Dietro ogni ticket c’è una persona che ha dovuto affrontare un problema imprevisto sul lavoro”, spiega Jäckle.
Non prima di averlo detto e poi fatto. Avvicinare IT e “business”: è questa l’idea che ha spinto Jäckle a inserire la visita al campo di Bischofsheim nella conferenza annuale di una settimana del suo team a dicembre. I membri del team provenienti da tre continenti si sono incontrati fisicamente per la prima volta dopo anni. Hanno trascorso diversi giorni a discutere di un’ampia gamma di argomenti informatici e di miglioramenti dei processi in discussioni tecniche, workshop e hackathon. E hanno fatto esperienza pratica a Bischofsheim.
“Un’ottima idea”
Patrick Hopp, Direttore Supply Chain Execution Europe, è un cosiddetto utente chiave del sistema di gestione del magazzino SAP Extended Warehouse Management (EWM) per il centro di distribuzione di Bischofsheim. In questo ruolo, agisce come interfaccia tra l’IT di FST e il fornitore di servizi Kühne + Nagel, che gestisce il magazzino per conto di FST.
Hopp dice: “Quando Christopher Jäckle mi ha presentato la sua idea, all’inizio sono rimasto sorpreso. Una visita di gruppo durante le operazioni in corso è insolita. Ma poi ho capito subito che era un’ottima idea. In primo luogo, era un buon segno per il nostro fornitore di servizi che ci prendiamo cura delle esigenze dei dipendenti di Kuehne + Nagel sul posto come un partner e che lavoriamo costantemente per migliorare i processi. In secondo luogo, alcune cose sono più facili se i colleghi dell’IT hanno un’immagine reale della sede, delle attrezzature utilizzate e dei nostri veicoli di magazzino automatizzati. Questo li aiuta a comprendere meglio il contesto generale. Dopo tutto, il dialogo faccia a faccia favorisce la comprensione reciproca e semplifica la comunicazione, che spesso è virtuale”.
Nel questionario di feedback, un membro del team conferma anche l’effetto “aha” della visita volante per l’attività quotidiana di un magazzino: “Quello che sembra un disturbo minore sullo schermo può essere un problema importante nella vita lavorativa reale”. Questa conoscenza accelera la risoluzione dei problemi e facilita il miglioramento dei processi. In breve, un simile incontro tra IT e business potrebbe servire da modello anche per altre aree e sedi.
