L’intégration de l’ancienne société Dichtomatik au Mexique le 1er juin constitue l’aboutissement du projet SAIL de la division Industrial Services. Tous les anciens sites de Dichtomatik font désormais entièrement partie de l’organisation commerciale de l’univers de Freudenberg.
L’ensemble des anciens sites de Dichtomatik ont mis en place les mêmes processus commerciaux et travaillent maintenant dans le même système SAP que les autres unités commerciales de Freudenberg Sealing Technologies (FST). L’avantage pour les clients : ils peuvent désormais profiter ainsi, partout dans le monde, auprès d’un fournisseur unique, de la totalité du portefeuille de produits et de services FST. L’entreprise Dichtomatik a disparu, mais la marque reste, en complément de la marque premium Freudenberg.
« Le Mexique constituait ici un autre défi tout particulier », déclare Jonas Kersten, directeur de l’équipe de projet SAIL d’Industrial Services. Au Mexique, il ne s’agissait pas, comme dans les autres pays, d’intégrer à l’univers de FST un ancien site Dichtomatik unique … mais presque une vingtaine de sites : le siège de l’entreprise et 18 sites de vente. En effet, au Mexique, Industrial Services assure avec ses propres succursales de vente, réparties dans tout le pays et spécialisées dans les applications Fluid Power, la vente régionale directe aux clients, le « commerce de comptoir », pris en charge ailleurs par les partenaires commerciaux de FST. Le modèle commercial qui s’est établi en Europe et de plus en plus aussi dans d’autres régions du monde, avec à sa tête les Preferred-Partner de Freudenberg, n’existe pas jusqu’à présent au Mexique. « Nous avons dans un premier temps développé également au Mexique, pour les activités de Freudenberg Xpress®, un processus entièrement nouveau, qui constituera la base de projets de numérisation à venir », ajoute Jonas Kersten, esquissant ainsi l’ampleur hors du commun du projet.
13 Pays, une mission
Retour en arrière : le Go live lancé le 1er mars 2020 en Suède marqua le coup d’envoi, dans 13 pays en tout, du projet d’intégration commerciale d’anciens sites de Dichtomatik. Partout où ceci était possible, une fusion juridique des sociétés de Dichtomatik et des sociétés de FST dans les différents pays fut également réalisée. Ces projets, clairement structurés, furent placés sans exception sous l’égide de la même équipe de base (voir l’encadré).
Lors de la deuxième migration en Hongrie au milieu de l’année 2020, ce projet se vit confronté aux problèmes engendrés par la pandémie : en raison des restrictions en matière de déplacements, l’encadrement dût avoir lieu à distance. Les plus grandes difficultés apparurent lors de l’intégration du site de Shanghai. Le confinement étant particulièrement sévère en Chine, les collègues sur place n’avaient même pas la possibilité de se rendre aux bureaux de l’entreprise. Lorsque ceci fut à nouveau possible, dans la deuxième phase du projet, ils eurent le droit de s’y rendre en groupe défini, mais il leur était interdit de quitter les locaux ensuite, même la nuit. Des matelas se mirent alors à faire partie de l’équipement de bureau « normal ».
Le calendrier de l’ensemble du projet était particulièrement serré dans tous les pays, à raison en général d’un pays par trimestre. L’équipe de projet devait pour une part faire avancer la migration simultanément à deux sites. De plus, un processus de production approprié fut mis en place pour Freudenberg Xpress®, pas seulement au Mexique, mais également à une série d’autres sites. Enfin, cerise sur le gâteau, lors de la dernière étape au Mexique, le cadre juridique strict appliqué à la facturation électronique exigea des adaptations très spécifiques des processus et des systèmes.
Devenus une famille
« Avec des soutiens internes et des conseillers externes, nous avons formé une équipe très bien rodée. De plus, à tous les sites, ces trois ans durant, nous avons eu de nombreuses personnes qui nous ont apporté une aide précieuse. Ceci nous a permis de tenir compte aussi à chaque fois des particularités locales. Jusqu’à la dernière minute, nous étions dans le planning. L’ensemble du projet a été un succès complet et il nous permet d’avancer. C’est un travail d’équipe de l’ensemble de l’organisation. Nous sommes devenus une famille », conclut Jonas Kersten.
Il résume par l’expression de « Ease of transaction » les avantages essentiels du projet. Pour les clients, l’achat de produits est désormais beaucoup plus simple. Ils trouvent tout – produits et service des marques Freudenberg et Dichtomatik – auprès d’un interlocuteur unique, en une seule commande, avec une facture unique, et, s’ils le veulent, en ligne grâce à la plateforme EASY. À l’inverse, le fait que tous les sites travaillent dans un environnement de système uniforme et selon des normes de processus uniformes permet d’augmenter l’efficience et la transparence internes. Pour ce personnel, ceci implique aussi de nouvelles possibilités de mise en œuvre et de développement.
Et maintenant ? L’équipe de projet reste en place et aborde de nouvelles missions. « Le déploiement de SAIL fut la première étape de notre voyage de numérisation et d’automatisation dans notre division. Nous en abordons maintenant d’autres », annonce Jonas Kersten. Concrètement il s’agira d’optimiser le modèle de processus unique de FST – « template » dans le langage spécialisé – pour les affaires d’Industrial Services.
Au contraire des volumes de commande importants dans l’industrie automobile, ceux-ci sont beaucoup plus petits à Industrial Services, parfois d’une pièce seulement. Pour que ceci soit rentable, les processus administratifs devront être automatisés, sans intervention humaine. « Maintenant, nous entrons vraiment dans le vif du sujet. Nous travaillons à améliorer tous les processus administratifs, et, dans le meilleur des cas, à les automatiser. C’est un potentiel qu’il faut dégager par une démarche créative et innovatrice », résume Jonas Kersten.
L’équipe de projet SAIL a été responsable de l’intégration commerciale des anciens sites de Dichtomatik à la division Industrial Services de FST. Elle fut dirigée jusqu’en 2021 par Sebastian Grünschloss. Jonas Kersten, jusque-là membre de l’équipe, lui succéda au 1er janvier 2022. Marie Schwarze, Daniela Schiebel, Anne Kompter et Jürgen Pusche firent également partie de l’équipe dès le début, rejoints tout d’abord par Tabea Büber (actuellement en congé parental), puis par Mathias Preißler et Susanne Jankowitsch. La responsabilité de la gestion de l’ensemble du projet était confiée de plus à Jürgen Weiß (CFO Industrial Services), Melanie Parthenis (gestion de projet et infrastructure), ainsi que Mathias Arnold en tant que conseiller pour les questions techniques (informatiques).
