Integrace bývalé společnosti Dichtomatik v Mexiku 1. června znamenala úspěšné dokončení projektu SAIL divize průmyslových služeb. Všechny bývalé pobočky společnosti Dichtomatik byly plně integrovány do světa Freudenberg.
Všechny bývalé pobočky společnosti Dichtomatik zavedly stejné obchodní procesy a nyní pracují ve stejném systému SAP jako ostatní obchodní jednotky společnosti Freudenberg Sealing Technologies (FST). Výhoda pro zákazníky: Nyní mohou získat celé portfolio výrobků a služeb společnosti FST z jediného zdroje kdekoli na světě. Dichtomatik nadále neexistuje jako společnost, ale jako značka výrobků, která doplňuje prémiovou značku Freudenberg.
„Mexiko opět představovalo velmi zvláštní výzvu,“ říká Jonas Kersten, vedoucí projektového týmu SAIL ve společnosti Industrial Services. Na rozdíl od jiných zemí nebylo v Mexiku úkolem převést do světa FST jen jedno pracoviště společnosti Ex-Dichtomatik, ale téměř 20: ústředí a 18 prodejních míst. Je tomu tak proto, že regionální přímý prodej zákazníkům, „pultový obchod“, zajišťuje v Mexiku společnost Industrial Services s vlastními prodejními pobočkami po celé zemi, které se specializují na aplikace v oblasti fluidních pohonů. Tento „pultový obchod“ zajišťují jinde obchodní partneři FST; obchodní model zavedený v Evropě a stále více i v jiných regionech světa s Freudenberg Preferred Partners v čele v Mexiku zatím neexistuje. „Pro obchod Freudenberg Xpress® v Mexiku jsme také vyvinuli zcela nový proces, který položil základ pro budoucí projekty digitalizace,“ dodává Kersten a nastiňuje mimořádný rozsah tohoto úkolu.
13 zemí, jeden úkol
Ohlédnutí zpět: Počínaje spuštěním 1. března 2020 ve Švédsku prošly projektem obchodní integrace bývalé pobočky společnosti Dichtomatik v celkem 13 zemích. Tam, kde to bylo možné, byly bývalé společnosti Dichtomatik zároveň právně sloučeny s národními společnostmi FST. Za jasně strukturované projekty byl po celou dobu zodpovědný stejný základní tým (viz rámeček).
Tento projektový tým byl již v polovině roku 2020 konfrontován s následky pandemie koronaviru během druhé migrace v Maďarsku: Kvůli cestovním omezením musel proces migrace řídit na dálku. Z tohoto pohledu se jako nejobtížnější ukázala integrace pracoviště v Šanghaji. Uprostřed přísné čínské výluky nesměli zpočátku do firemních prostor vstoupit ani místní kolegové. Jakmile to bylo ve druhé fázi projektu možné, mohli se sejít jako uzavřená skupina, ale nesměli opustit areál ani v noci: Během této doby byly k obvyklému vybavení kanceláří přidány matrace.
Harmonogram celého projektu byl ve všech zemích napjatý, v průměru se čtvrtletí co čtvrtletí přidávala nová země. V některých případech musel projektový tým pokračovat v migraci na dvou místech současně. Vhodný výrobní proces pro Freudenberg Xpress® byl také zaveden nejen v Mexiku, ale i na řadě dalších míst. A konečně poslední stanice v Mexiku měla navíc tu výhodu, že přísný právní rámec pro elektronickou fakturaci vyžadoval velmi speciální úpravy procesů a systému.
Společný rodinný růst
„Společně s interními podporovateli a externími konzultanty jsme vytvořili velmi dobře sehraný tým. V průběhu více než tří let jsme měli na všech místech také mnoho cenných pomocníků. Díky tomu jsme mohli vždy zohlednit místní specifika. Až do samého konce jsme postupovali podle plánu. Celý projekt byl velmi úspěšný a pomohl nám posunout se dál; byla to týmová práce celé organizace. Vyrostli jsme společně jako rodina,“ shrnuje Kersten.
U hesla „Snadnost transakce“ shrnuje hlavní výhody projektu. Proces zadávání zakázek je nyní pro zákazníky mnohem jednodušší. Nyní získají vše – výrobky a služby značek Freudenberg a Dichtomatik – z jednoho zdroje, od jedné kontaktní osoby, v rámci jednoho procesu objednávky, s jednou fakturou, v případě potřeby online prostřednictvím platformy EASY. Naopak se zvyšuje interní efektivita a transparentnost, když všechny pobočky pracují ve standardizovaném systémovém prostředí podle jednotných procesních standardů. Pro zaměstnance to také znamená nové možnosti nasazení a rozvoje.
A co bude následovat? Projektový tým zůstává na svém místě a řeší nové úkoly. „Zavedení systému SAIL bylo prvním krokem na naší cestě k digitalizaci a automatizaci v rámci divize. Nyní přecházíme k dalšímu,“ oznamuje Kersten. Konkrétně je cílem do budoucna optimalizovat standardizovaný procesní model FST – odborný termín je šablona – pro oblast průmyslových služeb.
Na rozdíl od velkých objemů a množství zakázek v automobilovém průmyslu je obchod v oblasti průmyslových služeb mnohem roztříštěnější, až na jedno množství. Aby bylo možné tento proces ziskově zvládnout, měly by být administrativní procesy v budoucnu co nejvíce automatizovány bez nutnosti časově náročných lidských zásahů. „Zábava“ teprve začíná. Pracujeme na neustálé optimalizaci všech administrativních procesů v systému a v ideálním případě na jejich automatizaci. Nyní jde o to, abychom tento potenciál kreativně a inovativně realizovali,“ shrnuje budoucí projekt Kersten.
Projektový tým SAIL byl zodpovědný za organizaci obchodní integrace bývalých závodů Dichtomatik do divize průmyslových služeb společnosti FST. Do konce roku 2021 jej vedl Sebastian Grünschloss. Od 1. ledna 2022 jej vystřídal Jonas Kersten, který byl členem týmu již dříve. Od počátku zde působili také Marie Schwarzeová, Daniela Schiebelová, Anne Kompterová a Jürgen Pusche. Později se k nim připojili Tabea Büber (v současné době na rodičovské dovolené), dále Mathias Preißler a Susanne Jankowitsch. Jürgen Weiß (finanční ředitel pro průmyslové služby), Melanie Parthenisová (projektový management a infrastruktura) a Mathias Arnold jako externí konzultant pro (IT) technické otázky byli rovněž zodpovědní za řízení celého projektu.
