Les collaborateurs IT mettent activement la main à la pâte dans l’entrepôt de Bischofsheim pour se faire une idée de la réalité dans un entrepôt et de ce qui est important.
Ils sont assis à leur bureau, regardent les écrans, utilisent la souris et le clavier. C’est ainsi que l’on s’imagine le travail des collaborateurs de l’informatique. Qu’ils stockent, étiquettent, retirent ou emballent des produits dans un entrepôt… cela ne correspond pas à cette image. C’est pourtant ce qu’a fait l’équipe Logistic Execution de la CPIM (remarque : le sigle CPIM désigne le service informatique central de Freudenberg Sealing Technologies (FST)). Cette excursion dans la pratique de l’entreposage ne s’est pas déroulée n’importe où, mais dans le centre de distribution de FST à Bischofsheim.
C’est Christopher Jäckle qui en a eu l’idée. L’équipe IT Logistic Execution qu’il dirige est responsable chez FST de tous les processus de stockage qui sont représentés dans le système SAP. Si, par exemple, une livraison ne peut pas être enregistrée dans un entrepôt de FST ou si des problèmes surviennent lors du stockage, l’équipe reçoit un ticket d’incident sur son bureau – ou plutôt sur l’écran d’un des neuf membres de l’équipe en Allemagne, en Italie, en Inde ou aux États-Unis.
Comme auparavant dans le projet SAIL
Il y a des années, lorsque FST a intégré tous ses sites dans un système SAP unique dans le cadre du projet SAIL, Jäckle était souvent présent sur place dans le cadre de ses fonctions de l’époque. Il a pu voir directement sur place ce que cela signifiait d’implémenter de nouveaux processus et solutions informatiques et de résoudre des problèmes. Il a ainsi pu se rendre compte de l’importance et de l’efficacité d’une bonne collaboration entre les spécialistes IT et les collègues qui travaillent de manière opérationnelle sur les sites et dans les entrepôts.
« Idéalement, les informaticiens devraient avoir travaillé eux-mêmes, au moins brièvement, dans le domaine dont ils sont responsables. Ils peuvent alors voir et comprendre les tâches et les défis auxquels les collaborateurs sont confrontés. Derrière chaque ticket se cache une personne qui doit justement maîtriser un problème imprévu dans son travail », explique Jäckle.
Aussitôt dit, aussitôt fait. Rapprocher l’informatique et le « business » – c’est l’idée qui a poussé Jäckle à intégrer en décembre la visite du camp de Bischofsheim dans la réunion annuelle d’une semaine de son équipe. Pour la première fois depuis des années, les membres de l’équipe venus de trois continents se sont rencontrés physiquement. Lors de discussions techniques, d’ateliers ou de hackathons, ils ont échangé pendant plusieurs jours sur de nombreux sujets informatiques et sur l’amélioration des processus. Et ils ont acquis de l’expérience pratique à Bischofsheim.
« Une très bonne idée »
Patrick Hopp, directeur Supply Chain Execution Europe, est entre autres un utilisateur clé du système de gestion d’entrepôt SAP Extended Warehouse Management (EWM) pour le centre de distribution de Bischofsheim. Dans cette fonction, il constitue quasiment l’interface entre l’informatique de FST et le prestataire de services Kühne + Nagel, qui exploite l’entrepôt pour le compte de FST.
Hopp explique : « Lorsque Christopher Jäckle m’a présenté son idée, j’ai été surpris au début. Une visite en cours d’exploitation et en groupe, c’est exceptionnel. Mais j’ai ensuite rapidement compris qu’il s’agissait d’une très bonne idée. Premièrement, c’était un bon signe pour notre prestataire de services que nous nous occupions en tant que partenaire des intérêts des collaborateurs de Kühne + Nagel sur le terrain et que nous travaillions toujours à l’amélioration des processus. Deuxièmement, les choses sont plus faciles lorsque les collègues IT ont une image réelle du site, des appareils utilisés et de nos véhicules de stockage automatisés. Cela les aide à mieux comprendre le contexte global. Enfin, l’échange personnel favorise la compréhension mutuelle et simplifie par la suite la communication, souvent virtuelle ».
Dans le questionnaire de feed-back, un membre de l’équipe confirme également l’effet « aha » de la visite éclair dans les activités quotidiennes d’un entrepôt de marchandises : « Ce qui apparaît à l’écran comme une petite perturbation peut représenter un gros problème dans la vie professionnelle réelle ». Cette connaissance accélère la résolution des problèmes et facilite l’amélioration des processus. En bref : une telle rencontre entre IT et business pourrait servir de modèle à d’autres secteurs et sites.
