Integracja byłej firmy Dichtomatik w Meksyku w dniu 1 czerwca oznaczała pomyślne zakończenie projektu SAIL Pionu Usług Przemysłowych. Wszystkie byłe lokalizacje Dichtomatik zostały w pełni zintegrowane ze światem Freudenberg.
Wszystkie dawne zakłady Dichtomatik wprowadziły te same procesy biznesowe i pracują teraz w tym samym systemie SAP, co inne jednostki biznesowe Freudenberg Sealing Technologies (FST). Korzyść dla klientów: Mogą oni teraz uzyskać całe portfolio produktów i usług FST z jednego źródła w dowolnym miejscu na świecie. Dichtomatik nadal istnieje nie jako firma, ale jako marka produktów, która uzupełnia markę premium Freudenberg.
„Meksyk po raz kolejny stanowił wyjątkowe wyzwanie” – mówi Jonas Kersten, szef zespołu projektowego SAIL w Industrial Services. W przeciwieństwie do innych krajów, zadanie w Meksyku polegało nie tylko na przeniesieniu jednej lokalizacji Ex-Dichtomatik do świata FST, ale prawie 20: siedziby głównej i 18 lokalizacji sprzedaży. Wynika to z faktu, że regionalna sprzedaż bezpośrednia do klientów, „counter business”, jest obsługiwana przez Industrial Services w Meksyku z własnymi oddziałami sprzedaży w całym kraju, które specjalizują się w zastosowaniach hydrauliki siłowej. Ten „kontr-biznes” jest obsługiwany gdzie indziej przez partnerów handlowych FST; model handlowy ustanowiony w Europie i coraz częściej w innych regionach świata z Freudenberg Preferred Partners na czele nie istnieje jeszcze w Meksyku. „Opracowaliśmy również zupełnie nowy proces dla działalności Freudenberg Xpress® w Meksyku, który stanowi podstawę dla przyszłych projektów cyfryzacji” – dodaje Kersten, przedstawiając niezwykły zakres zadania.
13 krajów, jedno zadanie
Patrząc wstecz: Począwszy od uruchomienia 1 marca 2020 r. w Szwecji, dawne lokalizacje Dichtomatik w 13 krajach przeszły projekt integracji biznesowej. Tam, gdzie było to możliwe, dawne spółki Dichtomatik zostały również prawnie połączone z krajowymi spółkami FST w tym samym czasie. Ten sam główny zespół był odpowiedzialny za jasno ustrukturyzowane projekty (patrz ramka).
Zespół projektowy miał już do czynienia z konsekwencjami pandemii koronawirusa podczas drugiej migracji na Węgrzech w połowie 2020 roku: Musiał zdalnie zarządzać procesem migracji ze względu na ograniczenia w podróżowaniu. Z tej perspektywy integracja lokalizacji w Szanghaju okazała się najtrudniejsza. W trakcie ścisłego chińskiego lockdownu nawet lokalni koledzy nie mogli początkowo wejść na teren firmy. Gdy stało się to możliwe w drugiej fazie projektu, pozwolono im spotykać się w zamkniętej grupie, ale nie wolno im było opuszczać lokalu nawet w nocy: W tym czasie do zwykłego wyposażenia biurowego dodano materace.
Harmonogram całego projektu był napięty we wszystkich krajach, a nowy kraj był dodawany średnio kwartał po kwartale. W niektórych przypadkach zespół projektowy musiał kontynuować migrację w dwóch lokalizacjach jednocześnie. Odpowiedni proces produkcyjny dla Freudenberg Xpress® został wprowadzony nie tylko w Meksyku, ale także w wielu innych lokalizacjach. Wreszcie, w ostatniej stacji w Meksyku, fakt, że ścisłe ramy prawne dotyczące fakturowania elektronicznego wymagały bardzo specjalnego procesu i adaptacji systemu, został dodany jako specjalny „bonus”.
Wzrastanie razem jako rodzina
„Wraz z wewnętrznymi zwolennikami i zewnętrznymi konsultantami stworzyliśmy bardzo dobrze przygotowany zespół. Mieliśmy również wielu cennych pomocników we wszystkich lokalizacjach w ciągu ponad trzech lat. Oznaczało to, że zawsze byliśmy w stanie uwzględnić lokalną specyfikę. Do samego końca trzymaliśmy się harmonogramu. Cały projekt był wielkim sukcesem i pomógł nam iść naprzód; był to wysiłek zespołowy całej organizacji. Rozwijaliśmy się razem jako rodzina”, podsumowuje Kersten.
„Łatwość transakcji” podsumowuje główne zalety projektu. Proces zaopatrzenia jest teraz znacznie łatwiejszy dla klientów. Otrzymują teraz wszystko – produkty i usługi marek Freudenberg i Dichtomatik – z jednego źródła, od jednej osoby kontaktowej, w jednym procesie zamówienia, z jedną fakturą, w razie potrzeby online za pośrednictwem platformy EASY. Z drugiej strony, zwiększa to wewnętrzną wydajność i przejrzystość, gdy wszystkie lokalizacje pracują w znormalizowanym środowisku systemowym zgodnie z jednolitymi standardami procesowymi. Dla pracowników oznacza to również nowe możliwości wdrożenia i rozwoju.
I co dalej? Zespół projektowy pozostaje na miejscu i zajmuje się nowymi zadaniami. „Wdrożenie SAIL było pierwszym krokiem w naszej podróży do cyfryzacji i automatyzacji w ramach dywizji. Teraz przechodzimy do kolejnego” – zapowiada Kersten. W szczególności celem na przyszłość jest optymalizacja znormalizowanego modelu procesu FST – termin techniczny to szablon – dla działalności Industrial Services.
W przeciwieństwie do dużych wolumenów i ilości zamówień w branży motoryzacyjnej, działalność w usługach przemysłowych jest znacznie bardziej rozdrobniona, do ilości jednego zamówienia. Aby zarządzać tym z zyskiem, procesy administracyjne powinny być w przyszłości jak najbardziej zautomatyzowane, bez czasochłonnej interwencji człowieka. „Zabawa” dopiero się zaczyna. Pracujemy nad ciągłą optymalizacją wszystkich procesów administracyjnych w systemie, a najlepiej nad ich automatyzacją. Teraz chodzi o kreatywne i innowacyjne wykorzystanie tego potencjału” – mówi Kersten, podsumowując przyszły projekt.
Zespół projektowy SAIL był odpowiedzialny za organizację integracji biznesowej byłych zakładów Dichtomatik z działem usług przemysłowych FST. Do końca 2021 r. kierował nim Sebastian Grünschloss. Od 1 stycznia 2022 r. zastąpił go Jonas Kersten, który już wcześniej był członkiem zespołu. Marie Schwarze, Daniela Schiebel, Anne Kompter i Jürgen Pusche również byli tam od samego początku. Później dołączyli do nich Tabea Büber (obecnie na urlopie rodzicielskim), Mathias Preißler i Susanne Jankowitsch. Jürgen Weiß (CFO Industrial Services), Melanie Parthenis (zarządzanie projektem i infrastruktura) oraz Mathias Arnold jako zewnętrzny konsultant ds. technicznych (IT) byli również odpowiedzialni za zarządzanie całym projektem.
