Pracownicy IT aktywnie pomagają w magazynie w Bischofsheim, aby dowiedzieć się, jak wygląda rzeczywistość w magazynie i co jest ważne.
Siedzą przy biurku, patrzą na ekrany, obsługują mysz i klawiaturę. Tak wyobrażamy sobie pracę pracowników IT. To, że przechowują, etykietują, pobierają lub pakują produkty w magazynie… to nie pasuje do tego obrazu. Ale dokładnie to robił zespół CPIM Logistic Execution (uwaga: skrót CPIM odnosi się do centralnego działu IT Freudenberg Sealing Technologies (FST)). Ta wycieczka do praktyki magazynowej nie odbyła się byle gdzie, ale w centrum dystrybucyjnym FST w Bischofsheim.
Christopher Jäckle wpadł na ten pomysł. Zespół IT, którym kieruje, Logistic Execution, jest odpowiedzialny w FST za wszystkie procesy magazynowe, które są mapowane w systemie SAP. Jeśli więc na przykład dostawa wychodząca nie może zostać zaksięgowana w magazynie FST lub występują problemy podczas odkładania, kończy się to zgłoszeniem usterki na biurku zespołu – a raczej na ekranie jednego z dziewięciu członków zespołu w Niemczech, Włoszech, Indiach lub USA.
Tak jak poprzednio w projekcie SAIL
Lata temu, kiedy FST zintegrowało wszystkie swoje lokalizacje ze standardowym systemem SAP w ramach projektu SAIL, Jäckle często przebywał na miejscu w ramach swojej ówczesnej roli. Doświadczył na własnej skórze, co oznacza wdrażanie nowych procesów i rozwiązań IT oraz rozwiązywanie problemów. W ten sposób nauczył się, jak ważna i skuteczna jest dobra współpraca specjalistów IT z kolegami pracującymi operacyjnie w zakładach i magazynach.
„Idealnie byłoby, gdyby pracownicy działu IT przynajmniej przez krótki czas pracowali w obszarze, za który są odpowiedzialni. Wtedy mogą zobaczyć i zrozumieć zadania i wyzwania stojące przed tamtejszymi pracownikami. Za każdym zgłoszeniem stoi osoba, która musiała poradzić sobie z nieplanowanym problemem w pracy” – wyjaśnia Jäckle.
Prędzej powiedziane niż zrobione. Zbliżenie IT i „biznesu” – ten pomysł skłonił Jäckle’a do włączenia wizyty obozowej w Bischofsheim do tygodniowej dorocznej konferencji swojego zespołu w grudniu. Członkowie zespołu z trzech kontynentów spotkali się fizycznie po raz pierwszy od lat. Spędzili kilka dni omawiając szeroki zakres tematów IT i usprawnień procesów podczas dyskusji technicznych, warsztatów i hackathonów. Zdobyli też praktyczne doświadczenie w Bischofsheim.
„Bardzo dobry pomysł”
Patrick Hopp, dyrektor ds. realizacji łańcucha dostaw w Europie, jest tak zwanym kluczowym użytkownikiem systemu zarządzania magazynem SAP Extended Warehouse Management (EWM) dla centrum dystrybucyjnego w Bischofsheim. W tej roli pełni on rolę łącznika między działem IT FST a dostawcą usług Kühne + Nagel, który obsługuje magazyn w imieniu FST.
Hopp mówi: „Kiedy Christopher Jäckle przedstawił mi swój pomysł, początkowo byłem zaskoczony. Wizyta grupowa podczas trwających operacji jest czymś niezwykłym. Szybko jednak zdałem sobie sprawę, że to bardzo dobry pomysł. Po pierwsze, był to dobry znak dla naszego dostawcy usług, że dbamy o potrzeby pracowników Kuehne + Nagel w terenie jako partner i że stale pracujemy nad usprawnieniami procesów. Po drugie, niektóre rzeczy są łatwiejsze, jeśli koledzy z działu IT mają rzeczywisty obraz lokalizacji, używanego sprzętu i naszych zautomatyzowanych pojazdów magazynowych. Pomaga im to lepiej zrozumieć ogólny kontekst. W końcu dialog twarzą w twarz promuje wzajemne zrozumienie i upraszcza komunikację, która często jest wirtualna”.
W kwestionariuszu informacji zwrotnej jeden z członków zespołu również potwierdza efekt „aha” wynikający z latającej wizyty w codziennej pracy magazynu: „To, co na ekranie wydaje się drobnym zakłóceniem, może być poważnym problemem w prawdziwym życiu zawodowym”. Wiedza ta przyspiesza rozwiązywanie problemów i ułatwia usprawnianie procesów. Krótko mówiąc, takie spotkanie IT i biznesu może służyć jako model dla innych obszarów i lokalizacji.
