Da molto tempo, ormai, le aziende lavorano per ottimizzare i propri tool di produzione snella, Lean Manufacturing, per migliorare la propria qualità e risparmiare tempo, risorse e denaro. Anche Freudenberg Sealing Technologies (FST) si avvale già dagli anni Novanta di strumenti su misura con il suo programma “Get Rid Of Waste Through Team Harmony (GROWTTH)”. Da allora sono nate e partite diverse migliaia di progetti GROWTTH in tutto il mondo.
Questi strumenti di miglioramento continuo trovano applicazione non solo nella produzione, ma anche nei processi amministrativi. In fin dei conti, una parte non trascurabile dei costi di produzione e dei tempi di lavorazione riguarda le attività di tipo amministrativo. Di conseguenza, un miglioramento di questi processi può avere un impatto significativo sul successo di un’azienda.
Nel 2021, alcuni esperti di Troy hanno ricevuto il premio per il miglior progetto Lean Admin di FST in America del Nord. Troy fornisce componenti allo stabilimento di FST di Milan. Interruzioni e interferenze nei processi hanno causato ritardi nelle consegne e lavoro supplementare. Spesso, le spedizioni in entrata a Milan non corrispondevano ai quantitativi prodotti a Troy.
LEAD TIME DI PRODUZIONE PIÙ BREVE
“Da quando utilizziamo i metodi di produzione Lean e just in time, la riduzione del lead time di produzione è diventata un aspetto sempre più importante, complesso e impegnativo della catena del valore”, dice Vicky Jandreau, Senior Vice President GROWTTH & Sustainability. “Lo stesso potenziale lo vediamo anche nei nostri processi digitalizzati. I sistemi di pianificazione delle risorse d’impresa richiedono perfezione. Quando i processi interni non coincidono con i requisiti del sistema, questo può interferire con il flusso di informazioni riflettendosi negativamente sulle consegne ai clienti interni ed esterni. Proprio questo era il problema delle forniture di Troy a Milan”, dice.
Per trovare la causa del problema, i dipendenti dei due stabilimenti hanno analizzato diverse attività come imballaggio, spedizione, ricevimento delle merci, assistenza clienti eccetera.
Successivamente, il team Lean Admin ha intervistato i dipendenti di ciascun reparto ed ha redatto un “current state”, ovvero una panoramica dei processi attuali per trovare i potenziali di miglioramento. Sulla base delle informazioni ottenute, il team ha poi messo in pratica tutta una serie di idee ed ha progettato un “future state” per tracciare i processi futuri.
Al termine sono state migliorate e documentate molte fasi del processo grandi e piccole. Il nuovo processo è stato misurato per un periodo di tempo di novanta giorni. Mentre con il vecchio processo erano state documentate quaranta spedizioni errate in un arco di tempo di trenta giorni, nel periodo di prova del nuovo processo non ne venne registrata neppure una.
Jade Dew, tecnico di magazzinaggio presso il centro di distribuzione di Milan, scansiona le spedizioni in entrata dallo stabilimento di Troy. Dew faceva parte del team di progetto Kaizen.
STATUS QUO IN DISCUSSIONE
“Lean Administration è una metodica altamente performante nonché un potente strumento capace di migliorare tantissimi settori dell’impresa”, dice Jandreau. “Dall’organizzazione dei dati e l’efficienza in ufficio fino a processi e flussi di comunicazione efficienti ed efficaci per arrivare alla standardizzazione dei processi lavorativi per i team dell’amministrazione: avrà un impatto positivo”, E aggiunge: “È nostra comune responsabilità mettere in discussione lo status quo e migliorare ogni giorno di più. Perché anche se pensiamo che i nostri processi funzionano, possiamo sempre migliorare. Il metodo Lean Admin significa auspicare a un miglioramento capace di rendere efficaci i nostri processi”.
Negli ultimi mesi, Jandreau ha notato una crescente domanda di nozioni tecniche nel campo Lean Admin. “Questo significa che la nostra missione ha colpito nel segno, e io credo che l’interesse per questa iniziativa continuerà a crescere e porterà ad un cambiamento in meglio”.
