A vállalatok már régóta dolgoznak a lean gyártási eszközeik optimalizálásán a minőség javítása, valamint az idő, az erőforrások és a pénz megtakarítása érdekében. A Freudenberg Sealing Technologies (FST) is az 1990-es évek óta alkalmaz személyre szabott eszközöket a „Get Rid Of Waste Through Team Harmony (Growtth)” programjával. Azóta világszerte több ezer Growtth-projektet indítottak el.
A folyamatos fejlesztés eszközeit nemcsak a termelésben, hanem az adminisztratív folyamatokban is használják. Végül is a gyártási költségek és az átfutási idők nem elhanyagolható része az adminisztratív tevékenységeknek tulajdonítható. Ezeknek a folyamatoknak a javítása ezért nagy hatással lehet a vállalat sikerére.
2021-ben a trojkai szakemberek elnyerték az FST legjobb észak-amerikai Lean Admin projektjének járó díjat. A Troy alkatrészekkel látja el az FST milánói telephelyét. A folyamatokban bekövetkező zavarok gyakran késedelmes szállításokhoz és utómunkálatokhoz vezettek. Gyakran előfordult, hogy a Milánóba érkező szállítások nem feleltek meg a Troyban gyártott gyártási mennyiségeknek.
Rövidebb gyártási átfutási idő
„Amióta elkezdtük a lean és just-in-time gyártási megközelítéseket alkalmazni, a gyártási átfutási idő lerövidítése az értéklánc egyre fontosabb, összetettebb és nagyobb kihívást jelentő aspektusa lett” – mondja Vicky Jandreau, a GROWTTH és fenntarthatósági ügyekért felelős vezető alelnök. „Ugyanezt a potenciált látjuk a digitális folyamatainkban is. Az ERP-rendszerek tökéletességet követelnek. Ha a belső folyamatok nem felelnek meg a rendszer követelményeinek, az megzavarhatja az információáramlást, és negatívan befolyásolhatja a belső és külső ügyfeleknek történő szállítást. A Troy pontosan ezzel szembesült a Milánóba irányuló szállításai során” – mondja.
Mindkét telephely munkatársai elemezték az olyan tevékenységeket, mint a csomagolás, a szállítás, a beérkező áruk, az ügyfélszolgálat és így tovább, hogy megtalálják a probléma okát.
A Lean Admin csapat ezután interjúkat készített az egyes területek alkalmazottaival, és létrehozta a „jelenlegi állapotot”, azaz a jelenlegi folyamatok áttekintését, hogy azonosítsa a fejlesztési lehetőségeket. Az így szerzett meglátások alapján a csapat ezután egy sor új ötletet valósított meg, és a jövőbeli folyamatok feltérképezéséhez elkészítette a „jövőbeli állapotot”.
Ezt követően számos kisebb és nagyobb folyamatlépést javítottak és dokumentáltak. Az új folyamatot 90 napon keresztül mértük. Míg a régi folyamatban 30 nap alatt 40 hibás szállítmányt dokumentáltak, addig az új folyamatban a tesztüzem alatt egyetlen hibás szállítmány sem volt.
Kép: Jade Dew, a milánói elosztóközpont raktártechnikusa a trojkai üzemből érkező szállítmányokat szkenneli. Dew tagja volt a Kaizen projektcsoportnak.
A status quo megkérdőjelezése
„A Lean adminisztráció egy nagyon hatékony módszertan és eszköz, amely egy szervezet számos területét javíthatja” – mondja Jandreau. „Az adatszervezéstől és az irodai hatékonyságtól kezdve a hatékony és eredményes folyamatokon és kommunikációs folyamatokon át egészen az adminisztratív csapatok szabványosított munkafolyamataiig pozitív hatással lesz.” Hozzáteszi: „Közös felelősségünk, hogy megkérdőjelezzük a status quo-t és minden nap javítsunk. Mert még ha azt is gondoljuk, hogy a folyamataink sikeresek, mindig tudunk jobbat tenni. A Lean Admin módszertan azt a fejlesztési vágyat képviseli, amely folyamatainkat hatékonnyá teszi.”
Jandreau az elmúlt hónapokban a Lean Admin szakértelem iránti kereslet növekedését tapasztalta. „Ez annak a jele, hogy küldetésünket felismerik, és arra számítok, hogy az érdeklődés tovább növekszik majd e kezdeményezés iránt, és jobbító szándékú változásokat eredményez.”
