Depuis longtemps, les entreprises cherchent à optimiser leurs outils de Lean Manufacturing afin d’améliorer la qualité de leurs produits et économiser du temps, des ressources et de l’argent. FST utilise de même depuis les années 1990, avec son programme « Get Rid Of Waste Through Team Harmony (GROWTTH) », des outils sur mesure de ce type. Depuis, plus de mille projets GROWTTH ont été lancés dans le monde entier.
Ces outils d’amélioration continue ne sont pas seulement mis en œuvre dans la production, mais également dans les processus administratifs. De fait, une part non négligeable des coûts de fabrication et des temps de traitement est due à des opérations administratives. Aussi, une amélioration de ces processus peut donc avoir une incidence importante sur le succès de l’entreprise.
En 2021, des spécialistes de Troy ont reçu le prix du meilleur projet Lean Admin de FST en Amérique du Nord. Troy livre des composants au site de FST à Milan. Des perturbations dans les processus entraînaient des retards de livraison ou rendaient nécessaire un travail en aval. Souvent, les livraisons arrivant à Milan ne correspondaient pas aux quantités de produits fabriquées à Troy.
Des délais de mise en production plus courts
„Depuis que nous appliquons les démarches de production Lean et Just in Time, la réduction des délais de mise en production est un aspect de la chaîne de valeur de plus en plus important, de plus en plus complexe et de plus en plus exigeant », déclare Vicky Jandreau, Senior Vice President GROWTTH & Sustainability. « Nous voyons le même potentiel ici également dans nos processus numériques. Les systèmes ERP exigent la perfection. Si les processus internes ne correspondent pas aux exigences du système, ceci peut perturber le passage des informations, et avoir une incidence négative sur les livraisons aux clients internes et externes. C’est ce qui se passait à Troy pour les livraisons à Milan », explique-t-elle.
Pour trouver la cause du problème, des employés du site analysèrent un certain nombre d’activités comme l’emballage, l’expédition, la réception marchandises, le service clients, etc.
Ensuite, l’équipe Lean Admin interrogea le personnel de chacun des services et établit un « état des lieux », c’est-à-dire une vue d’ensemble des processus actuels, afin de détecter des potentiels d’amélioration. Sur la base des connaissances acquises, l’équipe réalisa en suite une série d’idées et ébaucha un « état à venir » des processus futurs.
De nombreuses étapes des processus, petites et grandes, furent ensuite améliorées et consignées. Le nouveau processus fut mesuré sur une période de 90 jours. Alors que, jusque-là, 40 livraisons incorrectes étaient relevées en 30 jours, il n’y en eut pas une seule pendant la phase d’essai.
Image: Jade Dew, technicienne logistique au centre de distribution de Milan et membre de l’équipe de projet Kaizen, scanne les livraisons arrivées de Troy.
Remettre en question le statu quo
« Lean Administration est une méthodologie très performante et un instrument puissant qui permet d’améliorer de nombreux domaines de l’entreprise », constate Vicky Jandreau. « Ceci aura une incidence positive, de l’organisation des données et des bureaux jusqu’à des processus standardisés pour le personnel administratif, en passant par des processus et des flux de communication plus efficients. » Elle ajoute : « C’est à nous tous qu’il revient de remettre en question le statu quo et de nous améliorer chaque jour. Car même si nous pensons que nos processus marchent bien, il est toujours possible de les améliorer. La méthodologie du Lean Admin reflète une volonté d’amélioration qui rend nos processus plus efficients. »
Au cours des derniers mois, Vicky Jandreau a constaté une demande croissante de connaissances en Lean Admin. « Ceci montre que notre mission aboutit, et je pense que l’intérêt porté à cette initiative va augmenter encore et contribuer à une amélioration. »
