“Integramos todas las sedes de Dichtomatik en el mundo de Freudenberg y las convertimos en unidades completas dentro de Freudenberg Sealing Technologies (FST)”. Esta frase refleja el mensaje central de un artículo publicado en Sealing World, en la primavera del 2020. Hasta ese momento, la sede de Dichtomatik en Landskrona, Suecia, fue la primera que, en el marco del proyecto común Business Integration, migró al sistema SAP de FST, y se fusionó legalmente con la sociedad nacional de FST en el lugar respectivo. Mientras tanto, otras antiguas sedes de Dichtomatik han seguido este modelo de actuación. El equipo de Industrial Services nos ofrece una conclusión provisional positiva de su proyecto, con su apretado calendario.
“Industrial Services une el ADN de FST al de Dichtomatik: de una parte, los conocimientos de ingeniería, material y fabricación de Freudenberg; de la otra, la competencia en comercialización y servicios, la velocidad, flexibilidad y alta disponibilidad de Dichtomatik”.
Equipo actual del proyecto SAIL de la División Industrial Services:
Grünschloß
Director
El marco general de cada migración es siempre el mismo. Disponemos de un proceso claramente estructurado”, indica Daniela Schiebel, del equipo encargado del proyecto SAIL. “Pero también tenemos en cuenta las particularidades locales”, añade su compañero Jonas Kersten. El equipo está muy bien preparado para esta tarea: unifica en sí los conocimientos de los procesos comerciales específicos de Industrial Services con la competencia de SAP. Esta combinación tiene un efecto positivo en el trabajo con CPIM y con los Global Process Owner de FST y, por ende, en la rapidez de las fases de los proyectos SAP y en la calidad de las migraciones.
Antes de la fase “caliente” trimestral del proyecto, se efectúa un estudio somero de la situación. En las primeras sedes el estudio se realizaba localmente, pero por la pandemia, después desde la distancia. En la segunda etapa del proyecto se eliminan datos obsoletos o se complementan. En pocas palabras, es importante no agregar datos innecesarios en el sistema SAP, o sea, datos erróneos o no actualizados de los clientes, de los proveedores o de los materiales. Adicionalmente hay que asegurarse de disponer de todos los datos relevantes para SAP, incluso los que no eran necesarios en el sistema previo. “Esta recogida y sincronización de datos requiere una continua comunicación”, explica Schiebel.
LA INSTAURACIÓN DE SAP
Con la actualización y el arranque del sistema de prueba para validar los datos cambiados a formato SAP tiene lugar la fase más crucial de la instauración de SAP. Ahora el equipo introduce en el sistema las particularidades locales, y entrena a los usuarios. Lo más complicado en la conexión con los distintos sistemas de FST es cargar los datos comprobados en el sistema de arranque en vivo. Lo bueno es que hasta ahora todas las puestas en marcha han tenido éxito, sin afectar el servicio de atención al cliente ni el flujo de mercancía. “Somos un equipo bien integrado y trabajamos estupendamente con nuestros asesores a pesar de haber trabajado sólo de forma virtual desde el inicio de la pandemia. Además, todas las sedes han participado de una forma increíble”, indica Kersten.
Un auténtico reto fue la migración paralela doble que tuvo lugar el año pasado. Junto a Gran Bretaña, le tocaba a Canadá, la primera sede trasatlántica de la agenda. “Las sedes de América del Norte utilizaban un sistema antiguo con respecto al europeo. Primero tuvimos que bregar con él”, así comenta Kersten una de las dificultades adicionales para el trabajo del proyecto, aparte de la diferencia horaria. En la migración en EE UU encima teníamos que trasladar hasta octubre a la “nueva edad” los datos de tres sedes a la vez. Y otra particularidad: la cartera de productos estándar y también el nombre y la descripción de los productos eran distintos en América del Norte y en Europa. Para asignar una nomenclatura única para todo el mundo, era necesario corregirlos e introducirlos, junto con las fichas de producto, imágenes, etc., en la cartera de productos estándar mundial –y por lo tanto, en el catálogo electrónico y la correspondiente plataforma de pedidos EASY–.
LA CARTERA DE PRODUCTOS FST AL COMPLETO
Después de la migración al sistema SAP uniforme, los clientes de todas las anteriores sedes de Dichtomatik pueden utilizar la confortable plataforma de consultas y pedidos en línea. Un cliente en Austria o Hungría tiene ahora a través de EASY acceso directo al inventario del almacén de grandes dimensiones localizado en Alemania. Además, las antiguas sociedades nacionales de Dichtomatik pueden ahora efectuar los denominados envíos directos cuando no tienen un artículo en su propio almacén. De esta forma pueden comercializar la cartera de productos FST al completo, es decir, tanto la marca Dichtomatik como los de la marca Freudenberg. A finales del 2021, en los Países Bajos nos esperaban también dos particularidades para la migración. A diferencia de en las demás sedes anteriores de Dichtomatik, aquí se produce (Freudenberg Xpress®). Entonces había que reflejar estos procesos también en el sistema SAP. Y lo que es más: no era posible una integración en una sociedad nacional de FST existente en el sistema SAP, pues hasta ahora no había ninguna, con lo cual era necesario crear una nueva en el sistema.
“Industrial Services une el ADN de FST al de Dichtomatik: de una parte, los conocimientos de ingeniería, material y fabricación de Freudenberg; de la otra, la competencia en comercialización y servicios, la velocidad, flexibilidad y alta disponibilidad de Dichtomatik. De esta competencia conjunta se benefician los clientes”, puntualiza Sebastian Grünschloß, director del equipo encargado del proyecto.
