Firmy od dawna pracują nad optymalizacją swoich narzędzi lean manufacturing w celu poprawy jakości oraz oszczędności czasu, zasobów i pieniędzy. Freudenberg Sealing Technologies (FST) również korzysta z niestandardowych narzędzi od lat 90. w ramach programu „Get Rid Of Waste Through Team Harmony (Growtth)”. Od tego czasu na całym świecie zainicjowano kilka tysięcy projektów Growtth.
Narzędzia ciągłego doskonalenia są wykorzystywane nie tylko w produkcji, ale także w procesach administracyjnych. W końcu niebagatelna część kosztów produkcji i czasu realizacji jest przypisywana działaniom administracyjnym. Usprawnienie tych procesów może mieć zatem znaczący wpływ na sukces firmy.
W 2021 roku eksperci z Troy otrzymali nagrodę za najlepszy projekt Lean Admin od FST w Ameryce Północnej. Troy dostarcza komponenty do zakładu FST w Mediolanie. Zakłócenia w procesach często prowadziły do opóźnień w dostawach i przeróbek. Często dostawy otrzymywane w Mediolanie nie odpowiadały ilościom wyprodukowanym w Troy.
Krótszy czas realizacji produkcji
„Odkąd zaczęliśmy stosować metody produkcji odchudzonej i just-in-time, skrócenie czasu realizacji produkcji stało się coraz ważniejszym, złożonym i wymagającym aspektem łańcucha wartości” – mówi Vicky Jandreau, starszy wiceprezes ds. rozwoju i zrównoważonego rozwoju. „Widzimy ten sam potencjał w naszych procesach cyfrowych. Systemy ERP wymagają perfekcji. Jeśli wewnętrzne procesy nie są zgodne z wymaganiami systemu, może to zakłócić przepływ informacji i negatywnie wpłynąć na dostawy do klientów wewnętrznych i zewnętrznych. To jest dokładnie to, przed czym stanęła firma Troy w związku z dostawami do Mediolanu” – mówi.
Pracownicy w obu lokalizacjach przeanalizowali działania takie jak pakowanie, wysyłka, towary przychodzące, obsługa klienta itp. w celu znalezienia przyczyny problemu.
Następnie zespół Lean Admin przeprowadził wywiady z pracownikami w każdym obszarze i stworzył „stan obecny”, tj. przegląd bieżących procesów, w celu zidentyfikowania potencjału do poprawy. W oparciu o uzyskane spostrzeżenia zespół wdrożył szereg nowych pomysłów i opracował „stan przyszły”, aby zmapować przyszłe procesy.
Wiele małych i dużych etapów procesu zostało następnie ulepszonych i udokumentowanych. Nowy proces był mierzony przez okres 90 dni. Podczas gdy w starym procesie udokumentowano 40 wadliwych przesyłek w ciągu 30 dni, w nowym procesie podczas testu nie było ani jednej wadliwej przesyłki.
Zdjęcie: Jade Dew, technik magazynowy w centrum dystrybucyjnym w Mediolanie, skanuje dostawy przychodzące z fabryki w Troy. Dew była częścią zespołu projektowego Kaizen.
Kwestionowanie status quo
„Lean Administration to bardzo potężna metodologia i narzędzie, które może poprawić wiele obszarów organizacji” – mówi Jandreau. „Od organizacji danych i wydajności biura, po wydajne i skuteczne procesy i przepływy komunikacji, po ustandaryzowane przepływy pracy dla zespołów administracyjnych, będzie to miało pozytywny wpływ”. Dodaje: „Naszym wspólnym obowiązkiem jest kwestionowanie status quo i doskonalenie się każdego dnia. Ponieważ nawet jeśli uważamy, że nasze procesy są skuteczne, zawsze możemy zrobić to lepiej. Metodologia Lean Admin reprezentuje chęć poprawy, która sprawia, że nasze procesy są skuteczne”.
W ostatnich miesiącach Jandreau zauważył wzrost zapotrzebowania na wiedzę Lean Admin. „To znak, że nasza misja jest doceniana i spodziewam się, że zainteresowanie tą inicjatywą będzie nadal rosło i przyniesie zmiany na lepsze”.
